Adm. Perkantoran

A.   PENGERTIAN ADMINISTRASI

       Kata administrasi berasal dari bahasa latin, yaitu Ad dan Ministrare. Ad artinya intensif dan Ministrare artinya melayani, membantu , atau memenuhi. Dalam bahasa inggris, Administrasi disebut “ Administration “ yang berarti tata usaha. Sedangkan, menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan, tujuan, serta penetapan cara – cara penyelenggaraan pembinaan organisasi ; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan; kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintah; kegiatan kantor dan tata usaha.

                     Pengertian administrasi dapat dibedakan menjadi 2 pengertian yaitu :

1.      Administrasi dalam arti sempit. Menurut Soewarno Handayaningrat mengatakan “Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, keti-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan”(1988:2). Dari definisi tersebut dapat disimpulkan administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang mliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.

2.      Administrasi dalam arti luas. Menurut The Liang Gie mengatakan “Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu”(1980:9). Administrasi secara luas dapat disimpulkan pada dasarnya semua mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Selain itu, ada juga pengertian administrasi menurut para ahli

·         George R. Terry

Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta oenggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.

·         William Leffingwell & Edwin Robinson

Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.

·         Millis Geoffrey

Manajemen kantor adalah seni membimbing personil kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan. Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan.

B.   UNSUR – UNSUR ADMINISTRASI

       Ada 2 unsur administrasi yaitu, unsur pokok dan unsur umum ilmu administrasi

1.       Unsur pokok

                                Unsur –  unsur pokok administrasi menurut S.P Siagian (1978) adalah

a.       Manusia

b.      Tujuan yang akan dicapai

c.       Kerjasama

d.      Kegiatan yang akan dilakukan dan peralatan atau perlengkapan

2.  unsur umum ilmu administrasi

Menurut The Liang Gie dalam bukunya yaitu Administrasi Perkantoran Modern, administrasi perkantoran merupakan suatu kebulatan proses penyelenggaraan yang mengandung delapan unsur administrasi, yaitu pengorganisasian, manajemen, tatahubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha,dan perwakilan.

Kedelapan unsur tersebut saling berkaitan dan membentuk satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam menunjang seluruh proses kerjasama jelasnya simak uraian dari unsur unsur administrasi berikut

1. Unsur Pengorganisasian
Unsur Pengorganisasian merupakan sebuah rangkaian dari kegiatan untuk menyusun suatu kerangka dari organisasi yang akan menjadi wadah atau tempat untuk setiap kegiatan dalam usaha kerjasama mencapai segala tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
              2. Unsur Manajemen
Manajemen merupakan rangkaian kegiatan menggerakkan para karyawan dan menggunakan seluruh fasilitas kerja sehingga tujuan kerjasama yang telah ditetapkan bersama bisa benar benar tercapai.
             3. Unsur Tata Hubungan
Tata hubungan merupakan salah satu dari 8 rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk menyampaikan warta/berita dari kedua belah pihak agar terjalinnya proses kerjasama.
             4. Unsur Kepegawaian
Kepegawaian merupakan rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk mengatur dan mengurus masalah tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama/dalam sebuah kantor.
           5. Unsur Keuangan
Keuangan merupakan rangkaian kegiatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama.
             6. Unsur Perbekalan

Perbekalan merupakan rangkaian kegiatan yang bertujuan untuk pemakaian, mendaftar, mengadakan, mengatur dan memelihara sampai dengan menyingkirkan/melenyapkan seluruh perlengkapan yang sudah tidak dibutuhkan lagi dalam sebuah kantor.
             7. Unsur Tata Usaha
Tata usaha merupakan rangkaian kegiatan menghimpun,mencatat,mengolah,menggandakan,mengirim,dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama.
             8. Unsur Perwakilan
Unsur Perwakilan merupakan salah satu rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk menciptakan sebuah hubungan baik dan berusaha untuk memperoleh banyak dukungan dari masyarakat sekitar tempat usaha/perusahaan.

C.   ASAS – ASAS ADMINISTRASI PERKANTORAN

      Berikut ini 5 asas administrasi perkantoran

1.       Asas perencanaan

Semua pekerjaan kantor harus direncanakan terlebih dahulu demi kelancaran.

2.       Asas penyederhanaan

Semua pekerjaan kantor harus diciptakan sesederhana mungkin, agar mudah dikerjakan.

3.       Asas penghematan

Semua pekerjaan kantor harus diupayakan agar dapat dijalankan dengan cara sehemat mungkin.

4.       Asas penghapusan

Menghapus semua pekerjaan kantoryang tidak diperlukan

5.       Asas penggabungan

Menggabungkan jenis pekerjaan yang mirip dan saling berhubungan

D.   RUANG LINGKUP ADSMINISTRASI PERKANTORAN

        Ruang lingkup ini mencangkup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja kantor.

E.   TUJUAN ADMINISTRASI PERKANTORAN     

       Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu :

1.       Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di  mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien

2.       Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.

3.       Membantu perusahaan memelihara persaingan.

4.       Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat

5.       Membuat catatan dengan biaya minimal

       Demikian artikel tentang administrasi perkantoran, semoga bisa bermanfaat. Terima kasih :)